华东政法大学财务报销暂行办法

发布部门: 财务处   发布时间: 2017-06-20   浏览次数: 13   索取号: G0140802000-2017-0008

华东政法大学财务报销暂行办法

第一章 总则

第一条为适应财政拨款机制改革,规范学校财务报销行为,进一步健全和完善财务报销制度,根据《会计法》、《事业单位财务规则》(财政部令第68号)、《事业单位会计准则》(财政部令第72号)、《高等学校财务制度》(财教〔2012488号)、《高等学校会计制度》(财会〔201330号),结合学校实际情况,制定本办法。

第二条本办法适用于学校各类经费。

第二章 经费分类说明

第三条经费分为七类,分别是:A类(预算内经费)、B类(财政专项或其他非同级财政拨款经费)、C类(科研经费)、D类(各类基金)、E类(各类培训、技术服务经费)、F类(代管经费)、G类(捐赠经费等其他经费)。

第四条A类(预算内经费)实行零基预算,应当年使用完毕。经费报销的内容须与项目申报预算内容相符,如需调整、变更、结转,须按《华东政法大学预算管理暂行办法》(华政办〔2015228号)规定办理。

第五条B类(财政专项或其他非同级财政拨款经费)指在政府年度预算中安排的,为完成既定目标任务及落实国家政策而拨付的具有特定用途的资金,包括市教委各类拨入专款、中央与地方共建项目等。项目资金与特定的项目对应,须专款专用,支出与预算内容相符,调整、变更、结转须报市财政审批。跨年度使用的项目,执行周期原则上不超过两年。

第六条C类(科研经费)分为纵向科研经费和横向科研经费。纵向科研项目经费按照上级相关项目经费管理的要求编制预算;横向科研项目经费预算以项目合同书或协议书中的约定为准。

第七条D类(各类基金)是指按照规定提取和设置的有专门用途的资金,包括:职工福利费、学生帮困基金、离退休活动费等。

第八条E类(各类培训、技术服务经费)是指学校开展的各类非学历教育培训、技术服务、咨询等活动获得的经费。

第九条F类(代管经费)是指学校接受其他单位或个人委托,代为管理的各类款项,包括党费、团费、学生会会费、学会(协会)会费等。

第十条G类(捐赠经费等其他经费)是指其他单位或个人依据协议向学校捐赠的经费.

    

第三章 报销凭证要求

    

第十一条报销须提供合法、有效、要素完备的原始凭证,不得伪造、变造、涂改、挖补;不得虚构业务、虚开发票。经办人、验收人、经费负责人对票据的真实性和经济业务的真实性负责。存在违反财经纪律行为的,由相关部门追究责任。

第十二条从外单位取得的原始凭证,发票须有税务监制章及开票单位发票专用章(票据上说明无须加盖发票专用章的除外),行政事业单位收费收据必须有财政部门票据监制章及开票单位发票专用章。

经办人获取或自行打印的电子发票,均应套印有全国统一发票监制章、销售方的发票专用章。确保发票要素完整,内容清晰可辨,左上角二维码区域不能签字涂改。经费负责人和报销经办人对电子发票的真实性、唯一性负责。每张电子发票仅限报销一次,严禁多次打印重复报销。

第十三条发票(收据)付款单位为“华东政法大学”,各要素如日期、内容、数量、单价、金额、开票人等须齐全,大小写金额须正确且相符。

第十四条从外单位取得的报销凭证,如有遗失,应取得原开票单位盖有公章的证明,并注明原凭证的号码、金额和内容等,或取得盖章的原票据的记账联或存根联复印件,由相关人员证明、经办部门负责人批准,经财务处审批后,方能代作报销凭证。

第十五条特殊语种的国(境)外票据以国

际交流处翻译为准。

第十六条国(境)外发票,按报销日上个月中国银行最后一个交易日外汇牌价(卖出价)折算为人民币后结算。货币兑换损益风险由经办人自行控制。经办人如能提供银行实际结算汇率凭据的,也可按照实际汇率折算为人民币结算。国(境)外费用报销原则上应于业务完成后一个月内办理。

第十七条财务处有权拒绝受理以下报销原始凭证:

(一)未经财政或税务机关监制的票据;

(二)填写项目不齐全、内容不真实、经济业务不合法的票据;

(三)未按规定盖财务印章或者票据专用章或者加盖印章不清晰的票据;

(四)伪造、涂改、作废以及其他不符合财政或税务机关规定的票据;

(五)注明“限用于内部结算、捐赠和代办费收入” 或“仅限个人使用”的票据等类似字样的票据;

(六)超期的票据:

1.A类、D类、F类经费原则上仅报销当年度的票据。

2.B类和C类经费按照立项和结项时间报销,同时应遵守报销及时性原则,准予报销的票据开具日期可放宽至立项日前六个月;两年之前立项的,仅报销当年度和上一年度的票据。

3.E类和G类经费报销当年度和上一年度的票据。

4.上一年度年终关账后发生的票据,应遵守报销及时性原则,于当年330日前报销。

第十八条报销结算凭证须填写部门名称、日期、结算内容、附件张数、大小写金额、经费来源、收款单位全称、开户银行和账号,按要求选择现金、公务卡、转账、支票、冲账等结算方式,在右下角经办人栏签字;审批人按经费审批权限审批。

第十九条购买实物的报销结算凭证,须由除审批人和经办人之外的第三人验收,并在验收栏签字。

    

第四章 经费审批要求和权限

    

第二十条部门经费须由部门负责人(第一审批人)审批并签字。负责人对经费支出的真实性、合法性、合规性、相关性负责,认真履行经费支出审批职责并承担相应责任。部门负责人因故不能签字的,应书面委托其他人(第二审批人)代行审批签字职能。委托书应有被委托人和委托人的亲笔签名、委托授权期限,属于部门经费的还需加盖部门公章,并事先交财务处备案。报销经办人一般应为学校在编在岗人员。

第二十一条经费审批权限

(一)不足10万元的经费使用,由部门(项目)负责人审批;

(二)10万元及以上、不足50万元的经费使用,由分管该部门的校领导审批;

(三)50万元及以上、不足100万元的经费使用,由分管该部门的校领导和分管财务工作的校领导审批;

(四)100万元及以上的大额支出,由分管该部门的校领导、分管财务工作的校领导和校长审批;

(五)分管财务工作的校领导同时审批其分管部门,如其分管部门金额达50万元及以上的经费,还需由校长审批。

(六)银行同户名资金划转,由财务处处长审批。

  

  第五章 报销结算要求

  

  第二十二条所有资金全部纳入公务卡使用范围,包括财政拨款资金、非财政拨款资金、科研项目经费等。凡纳入强制公务卡强制结算目录内的公务支出,按《上海市市级预算单位公务卡强制结算目录》的规定,使用公务卡或银行转账结算。

第二十三条严格控制各类现金支出。支付给困难或者病患职工、优抚对象或者特殊人群等的一次性慰问支出;抚恤金、丧葬费等支出可以使用现金结算。

第二十四条因公出差购买机票,须通过政府采购机票管理网站www.gpticket.org公布的各航空公司直销机构或具有机票销售资质的代理机构购买公务机票,且须通过公务卡或学校银行转账方式支付。

第二十五条支付给外单位的款项通过转账或刷公务卡方式结算;离退休、在校学生发生的金额超1000元以上的公务支出通过转账结算。特殊情况需开具支票的,支票结算金额起点为1000元;支票付款期为10(从签发的次日算起,到期日遇节假日顺延)。支票属于有价凭证,不得折叠,须严密手续,妥善保管。

第二十六条财务处应做好支票、贷记凭证的申购、领用、核销台账工作,不得签发空头支票、远期支票。签发的支票须填写收款单位全称并盖具全部预留印鉴方能使用。

第六章 经费报销规定

第二十七条公务接待费分为国内接待费和外事接待费,在核定的年度接待费预算内列支,按照《华东政法大学公务接待费管理实施办法》(华政办201760)执行。报销时须填写接待清单。

第二十八条公务出国(境)费在核定的年度出国经费预算内列支。按照《因公临时出国经费管理办法》(财行〔2013516号)、《华东政法大学因公出国(境)人员经费使用办法》(华政办〔2014219号)执行。报销时须附公务出访报告、外办(港澳台)批文、协议等。

第二十九条公务用车运行维护费是指学校公务用车租用费、燃料费、维修费、过桥过路费、保险费等支出,由后勤管理处管理。车辆加油、维修、保险,按政府采购定点要求执行。

第三十条会议费是指学校举办、召开的各类学术会、研讨会、评审会等。由经费职能部门和分管校领导审批,会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、文件印刷费、交通费等。报销时遵循以下原则:

(一)在核定的会议费预算内列支。

(二)会议主办部门须在会议召开前填写《华东政法大学会议审批表》(可在财务处网站下载),列明会议内容、参会人数、地点、时间、预算明细、经费来源。

(三)会议审批表报相关职能部门和分管校领导审批,会议举办部门分管校领导负责审批会议的必要性、规模以及会议支出的合理性。

(四)报销时须附会议审批表、会议通知、会议议程、会议实际参会人员签到表及经费使用决算明细。

(五)ABC类经费列支国内会议费,开支标准和管理要求按照国家相关会议费办法执行。

(六)ABC类经费列支国际会议经费,开支标准按财政部、外交部颁布的《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015371号)执行。

(七)其他经费列支国内会议费或国际会议费,开支标准和管理原则上按照上述两个规定执行;为承办或协办会议的,须附与外单位的协议或合同,协议或合同中列明会议费预算明细,按约定支付各项会议支出。

第三十一条参加由外单位召开的会议,须使用公务卡结算,报销时须附会议组织单位出具的会议通知和相关发票。

第三十二条培训是指学校组织举办的三个月以内的岗位培训、任职培训、业务培训等,开支标准和要求按照《上海市市级机关培训费管理办法》(沪财行〔201435号)规定执行。

第三十三条参加由外单位组织的培训,须使用公务卡结算,报销时须提供培训单位出具的培训通知和相关发票。

第三十四条因公短期出国培训是指学校选派教师和管理人员到国外进行的90天以内(不含90天)的业务培训,开支标准和管理要求按照《因公短期出国培训费用管理办法》(沪财行〔201421号)执行。不得无预算或超预算安排出国培训。报销时须附公务出访报告、外办(港澳台)批文等。

第三十五条固定资产:一般设备单价超过1000,专用设备单价超过1500元。

(一)购买固定资产须事先报请资产管理处审批;

(二)属于政府采购目录范围的固定资产不得自行采购,须通过学校资产管理处采购;

(三)须办理固定资产卡片,做好固定资产登记、入库、领用手续;

(四)报销时附校内流转公文、相关发票、固定资产卡片。

第三十六条办公用品:

(一)属于政府采购目录范围的,如硒鼓、墨盒、复印纸等,按照政策采购规定。

(二)发票上内容、数量、单价、金额等要素须齐全;如数量、单价等未列明,发票内容笼统为办公用品费、电脑配件费、耗材费的,须提供商家出具的明细清单并盖发票专用章。

(三)购买金额在500元及以上的,须附对方单位提供的明细清单;其中在网络、购物中心、百货公司、商城(商场)、超市、贸易公司购置办公用品的,不论金额大小,均须附商家出具的明细清单(购物清单、网络订单或送货单等),自行手写的一律不予报销。

(四)单张发票金额超过10000元及以上的,报销人须提供学校与商家签订的购货合同。10000元以下签订合同或协议,由归口职能部门审定。

第三十七条图书资料费:

(一)发票上内容、数量、单价、金额等要素须齐全;

(二)单张图书发票金额500元以下的,报销人在发票背面填写书名;

(三)单张图书发票金额500元及以上的,须提供商家出具的图书明细清单并盖发票专用章;其中在网络、购物中心、百货公司、商城(商场)、超市、贸易公司购买图书的,不论金额大小,均须附商家出具的明细清单(购物清单、网络订单或送货单等),自行手写的一律不予报销。

(四)单张发票金额10000元及以上的,报销人须提供图书购买合同;10000元以下签订合同或协议,由归口职能部门审定。

(五)涉及固定资产图书类的,应按要求办理图书固定资产入库手续后方可报销。

第三十八条印刷费包括打印、复印、装订费等。

(一)单笔金额在1000元以下的,报销人须列出报销项目的明细清单;

(二)复印、打印、装订单笔金额1000元及以上的,须附开票单位出具的清单并盖发票专用章;

(三)单笔金额5000元及以上的,须附有效书面合同或协议;5000元以下签订合同或协议,由归口职能部门审定。

第三十九条邮电费包括邮寄费、电话费、网络通讯费。

(一)通讯充值费限在C类科研经费、E类、F类、G类经费中报销;

(二)按核定的通讯费预算报销;

(三)项目组或课题组成员每人每月报销通讯费金额上限为500元;

(四)项目组或课题组成员须与申报时一致,如出现不一致时,需有课题负责人的证明(说明),以及课题结项报告上的署名。

第四十条市内交通费按《华东政法大学市内交通费报销暂行办法》(华政办〔201589号)规定执行。

(一)含因公外出汽油费、交通卡充值费、市内停车费;

(二)应优先选乘经济便捷的交通工具,如乘坐班车、地铁等,再选择自驾或乘坐出租车;

(三)负责人应对《公共交通卡使用登记表》、《外出公差私车公用公里数计数备注表》填写内容认真核实;

(四)仅限报销汽油加油费,汽油卡及汽油卡充值费均不能报销;

(五)登记表填写公里数须准确;

(六)因公市内出差,每人每月报销金额上限为1000元。

第四十一条图书出版费:报销须附发票和出版合同,发票开具单位与合同签署单位一致,发票开具内容须为“图书出版费”。

第四十二条外埠差旅费按照《华东政法大学差旅费管理暂行办法》(华政办〔2014327号)执行。本校人员(含学生)使用学校所有经费(包括ABCDEFG类等经费)购买机票按购买公务机票流程执行;使用财政性资金(AB类资金)购买机票的校外人员(包括外聘专家、外籍人士、临时聘用人员等),也按流程执行。

涉及国家法定节假日期间的外埠差旅,须在差旅审批表上填写具体出差事由、调研单位、调研事项。

第四十三条校外人员劳务费包括讲座费、评审费、翻译费等。

(一)发放校外人员劳务费的,不论金额大小,均须提供有效身份证号码,由学校根据《中华人民共和国个人所得税法》代扣代缴个人所得税。

(二)发放给校外人员讲座费,填写《校外人员讲座费发放单》,注明讲座时间、讲座内容等信息;发放给校外人员评审等其他劳务费,填写《校外人员劳务费发放单》,注明提供劳务的内容、并附评审意见等相关支撑材料。

(三)讲座费发放标准遵照《上海市市级机关培训费管理办法》(沪财行201435号)规定执行,其他劳务费发放标准遵照上级或学校相关文件规定执行。

(四)劳务费原则上通过进卡方式发放至校外人员银行卡,每月集中发放一次。

第四十四条不得为了规避学校限额报销的规定,故意将同一事项拆分成两张甚至多张发票进行报销。

第四十五条按规定设立部门代管经费项目,按照《华东政法大学代管经费、捐赠经费、活动赞助经费及其他经费管理暂行办法》(华政办2015217号)执行,代管经费原则上在当年使用完毕。

第七章 各类流程规定

第四十六条报销流程如下:

(一)报销人员整理、归集合法票据并填写报销结算凭证,将票据正面向上平整粘贴在结算凭证后左上角处;

(二)结算凭证上须注明报销内容或事由、经费编号、附件张数,原始凭证须逐份加盖附件章;

(三)按经费审批权限由负责人审核签字;

(四)教职工通过财务处子网站预约报销模块,选择校区和时间段,网上填写、提交、打印预约单;

(五)在预约时间内到财务处办理报销业务;

(六)学生业务选择绿色通道窗口;

(七)财务处审核无误,完成账务处理后完成付款手续。

第四十七条人员经费支付流程如下:

(一)5日工资由人事处依据国家政策标准制定,每月15日前将工资明细数据(含人员金额变动、代扣款、四金扣缴等信息)交财务处上传财政,并将数据上传至薪资平台;财务处完成计税工作后,将最终发放数据上传至财政平台,财政次月5日将工资直接划入卡中;财务处根据财政对账单和人事处经办人及处长审批的工资汇总表,做好入账和工资网上查询公布工作。

(二)教职工津补贴、绩效工资等由人事处依据学校政策确定,每月10日前编制津补贴和绩效工资发放汇总表(含人员金额变动明细),经办人和人事处长审批后交财务处并将数据上传至财务薪资平台;财务处审核无误后汇总计税,审核无误后于20日进卡发放。

(三)各部门发放的符合人员经费列支预算要求的人员经费,完成审批手续后,每月10日前将数据上传至财务薪资平台,并将纸质稿交财务处审核后于20日进卡发放。

(四)当月进卡信息可通过财务处子网站职工薪资平台查询。

第四十八条校外人员劳务费发放流程如下:

(一)经办人在薪资平台填写校外人员身份证卡号、银行卡号、开户行(具体到支行)等信息。

(二)经办人员于每月20日前在薪资平台完成信息录入,并将经费负责人审批签字的纸质材料交财务处入账。

(三)财务处于每月25日前(如遇节假日,顺延)统一计税后将税后金额汇入收款人银行卡内,月底前将未能进卡的名单通知经办人。

(四)外籍人员或部分校外人员因卡号信息错误导致无法进卡的,可暂进本校在职经办人员卡内,经办人须补提供自行转账给校外人员银行转账凭据;外籍人员无法提供银行卡的,可以领取现金,报销时须附专家本人签收单。

第四十九条学生奖学金、津贴发放流程如下:

(一)学生奖助生活补贴,由学生处或研究生教育院依据国家和学校政策汇总并经负责人审批后,提交财务处并完成学生津补贴平台数据上传工作,财务处一周内发放到学生银行卡。

(二)发放给校内学生的任何津贴、补贴(须附学生提供劳务内容)均须在学生津补贴平台上申报后通过进卡方式发放。

(三)当月进卡信息可通过学校OA系统查询。

第五十条学生退学费、住宿费流程如下:

(一)本科生、继续教育学生和研究生退学费分别由教务处、继续教育学院和研究生教育院审批。

(二)退辅修专业学费,由辅修专业教学管理部门审批。

的意科审核同意后(三)退住宿费,须附由辅导员、学院和宿管科审批同意的《退宿申请审批表》,退学杂费经审批同意后,一般由财务处审批后将退费划入学生卡中;特殊情况经财务处同意后可领取现金。

第五十一条学生医药费报销流程:由学生凭学生证和就诊发票(门诊需提供转诊单)到校医务室登记审核,财务处审核医务室提供的学生医药费报销明细清册,一周内将报销金额划入学生卡内。

第五十二条学生生活类相关交费流程:学生超定额电费由所在宿舍管理员收缴汇总,隔天存入学校相关银行账户,并将现金解款单集中交财务处。学生公寓淋浴卡充值款、电费卡充值款,由后勤管理处指定专人隔天直接解缴银行,存入学校相关银行账户。涉及一卡通业务的,按照一卡通流程办理。

。下会同学,人际关系良好,系苍生的情怀。“有梦想、第五十三条境外款项的支付流程:根据国家外汇管理政策,由部门依据合同或协议和发票向财务处提出申请。涉及税收问题的,须办妥税务局文件。财务处按程序向外汇管理局及银行提出购汇申请。

第八章 暂借款管理规定

第五十四条严格控制暂借款,实行公务卡结算方式后,原则上不再向教职工个人办理现金借款。

第五十五条因公有特殊情况需办理转账借款的,须填写“华东政法大学借款单”,附合同、协议等相关依据;由经费负责人书面审批同意,借款人亲笔签名后予以办理。

第五十六条暂借款均实行“谁借谁还”和“前账不清,后账不借”的原则。

第五十七条在办理暂借款时,借款人须在暂付款一式三联单上写明借款日期、借款部门、借款人、借款事由、借款人手机号、经费来源、金额(大小写)和预计还款日期,第一联作为借款依据。

第五十八条借款人须按时向财务处结清借款。逾期不结清者,财务处将定期公告催讨。

第五十九条借款人经公告催讨仍不及时结清的,财务处可以用借款人的津贴分月抵冲借款额,直至全部抵冲完毕。教职工离校时须结清全部暂借款,方可办理离校手续。

第六十条借款要求如下:

(一)借款人应本着合理、必需的原则填写借款单;按需借款,借款未使用或大部分未使用归还的,应补附情况说明。

(二)借款经办人应为本校在职教职工,学生、非本校人员不得办理借款手续。

(三)借款人须在借款二周内办理冲账手续,未及时冲账、未做说明的,不得再办理借款手续。

(四)借款经费项目号原则上应与冲账时一致。

(五)A类经费借款一律不得跨年度。

第六十一条核销暂借款时,借款人应在结算凭证上选择“冲账”,财务审核后应填写暂付款一式三联单中的第二、三联,并将第二联作为凭证附件,第三联归还借款人。

第九章 工程及政府采购项目的支付方式

第六十二条按照市财政局每年公布的政府采购目录,符合政府采购的项目应按照政府采购程序办理。支付款项时除发票、合同外,还须提供负责招投标公司的资质证明、三方竞标的标书、中标书等招投标材料。

第六十三条工程款项一次性付款的,须提供合同、审价报告、质量保证金、发票(需入固定资产的,由资产处入账,凭入账卡片)。

第六十四条工程款项需分期付款的,第一次付款须提供合同、发票;经招投标的,还须提供负责招投标公司的资质证明、三方竞标的标书、中标书等招投标材料。期间付款,须提供合同和发票。合同中注明支付质保金的,经费归口部门和经办人须落实服务单位按合同约定的时间节点向学校交纳质保金。最后一笔付款,须提供审价报告、质量保证金、发票等资料(需入固定资产的,由资产处入账,凭入账卡片),交财务处审核入账后付款。

第六十五条退还质量保证金时,须经归口管理部门负责人审批,提供质保金收据、验收意见书等材料。

第十章  附 则

第六十六条经费支出与预算安排须保持一致,如有不符的,由经费负责人承担有关责任。

负责人对经费支出的真实性、合法性、合规性、相关性负责。学校对经费管理和使用中的违纪违规行为问题,将按相关规定进行查处和追责。

第六十七条财务人员根据专业判断,对于存在疑问的报销事项,可要求报销人提供情况说明、合同、清单、签到表、签收表等相关支撑性附件。

第六十八条财务人员有权拒绝违反财经纪律、不真实、不合理的报销业务。

第六十九条本办法由财务处负责解释。此前颁布的由财务处负责解释的有关规定与本办法不一致的,按照本办法执行。国家如颁布新的规定和办法,按上位法的规定执行。学校及时修订相关财务报销办法。

第七十条本办法由校长批准,自公布之日起施行。原《华东政法大学财务报销办法》(华政办〔20136号)同时废止。

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