华东政法大学财务报销办法

发布部门: 信息公开   发布时间: 2014-09-04   浏览次数: 724   索取号: G0140802000-2014-0003

 

华东政法大学财务报销办法

(经20121231日第36次校长办公会议讨论通过

华政办[2013]6号)

 

第一章 总则

第一条  为适应财政拨款机制改革,规范我校财务报销行为,进一步健全和完善财务报销制度,根据《事业单位财务规则》,结合我校的实际情况,制定本办法。

第二条   根据市财政、市教委相关财经制度和行政事业单位支出经济分类规定,学校各类支出分为财政性资金支出和非财政性资金支出。财政性资金支出,分为:A类(事业支出经费)、B类(财政专项拨款经费)、D类(各类基金支出);非财政性资金支出,分为:C类(科研经费)、E 类(各类其他经费)、F类(代管经费)支出,以下根据资金类别说明相关财务报销规定和流程。

第三条   本制度适用于纳入学校账务核算的各类资金。

第二章 各类经费报销内容

第四条   A类事业支出经费,包括:人员经费、公用经费和财政补助收入项目经费。A类经费实行零基预算,应当年使用完毕。需跨年度执行的政府采购项目,可在每年1030日前向财务资产管理处提出经费结转使用的书面申请,经上级(市教委、市财政局)审批同意后可结转至下年度继续使用。

第五条   人员经费是指在职职工和编制外长期聘用人员的各类劳动报酬,以及为上述人员缴纳的各项社会保险费等,包括在职(含人事代理、临时工)职工基本工资、各类津贴补贴、奖金、社会保障缴费、绩效工资、伙食补助。

第六条   公用经费是指单位购买商品和服务的支出。日常公用经费涵盖在各部门的“部门公务费”和各学院的“教学业务费”中,具体指:办公费、印刷费、差旅费、水电费、邮电费、物业管理费、维修费、租赁费、培训费、专用材料费、劳务费、本科生、研究生业务费、固定资产购置费、“三公经费”[公务接待费、公务出国(境)费、公务用车及购置费]和会议费等。

第七条   “三公”经费及会议经费的内容、管理。

公务接待费是指学校按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用,使用额度由校长办公室管理和控制。具体管理要求参照《华东政法大学招待费使用管理办法》(华政办[2010]124号)执行。报销时应注明内外宾。

公务出国(境)费是指学校行政人员公务出国(境)的住宿费、旅费、伙食补助费、杂费、培训费等支出,由国际交流处管理并在额度内使用,报销时须附公务出访报告、批文、协议等。

公务用车运行维护费是指学校公务用车租用费、燃料费、维修费、过桥过路费、保险费、安全奖励费用等支出,由后勤管理处管理并在额度内使用。车辆加油、维修、保险应符合市财政定点管理的要求。

批经费职能部门和分管校领导审批,会议经费是指会议中按规定开支的房租费、伙食费以及文件资料印刷费、会议场地租用费等。会议主办部门需在会议召开前填写《华东政法大学会议审批表》(可在财务资产管理处网站下载),列明会议内容、参会人数、地点、时间、预算明细及经费来源(如经费来源为收取会务费,注明是否需要学校提供票据)等。使用财政性资金列支的会议经费应严格控制会议规模、就餐、住宿标准,国际会议经费开支标准按财政部、外交部颁布的《在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法》(财行[2012]1号)执行,报请相关职能部门和分管校领导审批,会议举办部门分管校领导负责审批会议的必要性、规模以及会议支出的合理性等;使用非财政性资金列支的会议经费由各部门或项目负责人管理和审批,部门或项目负责人对会议的必要性、规模、会议经费预算的真实性、合规性负责。

第八条   财政补助收入项目经费包括经常性专项和一次性专项。财政补助收入项目经费实行零余额账户管理,额度须在一个财政年度内使用完毕。经费报销的内容须与项目申报预算内容相符,如需调整、变更、结转(仅限政府采购项目)须报市财政审批。

第九条   B类财政专项拨款经费,指在政府年度预算中安排的,为完成既定目标任务及落实国家政策而拨付的具有特定用途的资金,包含教委各类拨入专款、中央与地方共建项目、085专项资金等。项目资金与特定的项目对应,须专款专用,支出与预算内容相符,调整、变更、结转须报市财政审批。跨年度使用的项目,执行周期原则上不超过两年。

第十条   C类科研经费根据不同来源分为纵向科研经费和横向科研经费。纵向科研经费来源于政府或国家机关,包括国家级课题、省部级课题、司法部、教育部等课题。纵向科研经费报销内容应与项目批复书所列预算内容一致。横向科研经费来源于公司、企业、研究所、基金组织、事业单位等,横向科研经费报销内容应与课题研究合同或协议内容一致。

第十一条      D类基金是指按照规定提取和设置的有专门用途的资金,包括:职工福利费、学生帮困基金、离退休活动费等。

第十二条      E类其他收支经费是指学校开展非独立核算的经营活动和获得捐赠所取得的经费,包括:非学历办班、司法鉴定、捐赠支出、华谊楼、教工活动中心等。

第十三条      F类代管经费是指学校接受委托代为管理的各类款项,包括:团费、学生代办费、各部门代管款等。

第三章 各类经费报销规定及流程

第十四条      学校各部门报销经费须由部门负责人(第一审批人)审批并签字。如果部门负责人因故不能签字的,应书面委托其他人(第二审批人)代行审批签字职能。代行审批权人名单须事先以书面委托书形式报校财务资产管理处备案。报销经办人一般应为学校在编在岗人员。

第十五条      报销须提供合法、有效、要素完备的原始凭证。经办人和经办部门负责人对票据的真实性和经济业务的真实性负责,不得虚构业务、虚开发票。接受的原始票据应开具单位名称(华东政法大学)、日期、内容、数量、单价、金额、开票人。凡填有大写和小写金额的票据,大写与小写金额必须相符。会计审核人员依照国家财经法规和学校的规章制度,对报销的凭证进行审核和监督。

第十六条      报销结算凭证需根据结算方式选择现金、转账、支票、冲账。报销结算凭证须填写报销部门名称、日期、结算内容、附件张数、大小写金额、经费来源、经办人签字、符合经费审批权限的审批人签字,转账的还须填写收款单位全称、开户银行和账号。

第十七条      国(境)外票据由国际交流处翻译。国(境)外发票,汇率按报销日上个月中国银行最后一个交易日外汇牌价(卖出价)折算为人民币后结算。货币兑换损益风险由经办人自行控制。国(境)外费用报销原则上应于业务完成后一个月内办理。

第十八条      财务资产管理处有权拒绝受理以下报销票据:

(一)未经财政或税务机关监制的票据;

(二)票据填写项目不齐全、内容不真实、经济业务不合法;

(三)未按规定盖财务印章或者票据专用章或者加盖印章不清晰的票据;

(四)伪造、涂改、作废以及其它不符合财政或税务机关规定的票据;

(五)注明“限用于内部结算、捐赠和代办费收入” 或“仅限个人使用”的票据等类似字样的票据;

(六)超期的票据, A类和D类经费一般仅报销当年的票据,B类和C类经费按照立项和结项时间报销,同时应遵守及时报销的原则, E类和F类经费报销当年和上一年度的票据;

(七)一般预充值类发票(购物卡、交通卡等)不能在A类经费中报销。

第十九条      购买实物的报销凭证,必须有除审批人和经办人之外的第三人的验收证明。购买固定资产的报销凭证,必须办理固定资产登记手续。为合理使用资源,使用所有经费购置固定资产,须事先报请设备处审批。

第二十条      人员经费、人才引进、工程维修、物资采购、银行借贷等金额在3万元以上的大额支出应有学校主管职能部门和校领导的批文或合同,在报销时应将批准文件原件作为报销凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应附上复印件或者在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

第二十一条        经费审批权限。不足10万元的经费使用,由部门负责人审批;10万元及以上、不足50万元的经费使用,由分管该部门的校领导审批;50万元及以上、不足100万元的经费使用,由分管该部门的校领导和分管财务工作的校领导审批;100万元及以上的大额支出,由分管该部门的校领导和分管财务工作的校领导报校长审批。

第二十二条        从外单位取得的报销凭证,如有遗失,应取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由相关人员证明、经办部门负责人批准后,才能代作报销凭证。

第二十三条        赴外埠出差,应当本着节约原则,尽量乘坐地面交通工具。局级以下工作人员因特殊原因需乘坐飞机的,报销应遵循以下以下原则:使用财政性经费的(即A类、B类、D类经费),由主管校长审批后报销;因科研活动、使用科研经费(即C类经费)乘坐飞机的,由科研处负责人审批后报销,使用其他经费(即E类、F类经费)的,由部门(项目)负责人签字。有机票的,由主管校长或审批负责人在机票正面签字;若无机票,须凭签字审批的电子行程单(发票)和登机牌报销。

第二十四条        因公出差,食宿和交通费报销规定:

(一)住宿费报销标准为正副局级及正教授300/人天,其他人员200/人天,凭有效票据报销,超过部分自理;如遇特殊情况,需超标准报销的,经本部门的负责人及分管校领导审批同意,可以按实报销。如主办单位或接待单位安排住宿的,根据会议或接待单位通知,按实报销住宿费。

(二)市内或当地交通费凭出差期间的有效票据按实报销;

(三)伙食补助费按出差自然天数实行定额包干: 50//天。各部门可根据本部门的经费情况,秉着实事求是、勤俭办学的精神,酌情补贴。由接待单位或主办单位统一收取餐费并就餐的,伙食费凭据按实报销,不再发放伙食补助费。

(四)各部门负责人用部门预算经费报销的差旅费,由分管校领导审批。

第二十五条        按规定设立部门代管经费项目,代管经费须在当年使用完毕。

第二十六条        报销会议费,本单位召开的或项目负责人召集的会议须附会议审批表、会议议程、会议签到表及经费使用决算明细,若需办理暂借款的,借款时须附会议审批表复印件;外单位召开的会议须附会议通知。

第二十七条        报销打印、复印、装订费,单笔开支1000元以上的,须附开票单位出具的清单;单笔开支超过5000元的,须附有效书面合同或协议。

第二十八条        报销图书资料费,单笔开支200元以上的,须附图书资料购书清单。

第二十九条        学校各部门因公在校内自营单位(教工活动中心、华谊楼、食堂)发生的费用均不得现金结算,须通过内部结算凭证结算。

第三十条      日常人员经费支付流程

(一)   5日工资由校人事处依据国家政策标准制定,每月15日前将工资明细数据(含人员金额变动、代扣款、四金扣缴等信息)交财务资产管理处上传财政,财政次月5日将工资直接划入卡中,财务资产管理处根据财政对账单和人事处经办人及处长审批的工资汇总表做好入账工作。

(二)   职工津补贴、绩效工资等由人事处依据学校政策确定,每月10日前由人事处编制津补贴和绩效工资发放汇总表(含人员金额变动明细),经办人和人事处长审批后交财务资产管理处审核无误后于20日进卡发放。

(三)   各部门发放的评审费、答辩费、创收效益奖等人员经费,经部门负责人审批、人事处备案后,每月10日前交财务资产管理处审核后于20日进卡发放。

(四)   学生奖助生活补贴,由学生处或研教院依据国家和学校政策汇总并经负责人审批后,于每季度最后一个月10日前提交财务资产管理处,财资处一周内发放到学生银行卡。每年1210日前发放新生9-12月生活补贴。

(五)   发放给校内学生的任何津贴、补贴均进卡发放。

(六)   当月进卡信息可通过财务资产管理处子网站职工薪资平台和学生奖助学金平台查询。      

第三十一条        各类经费的支付流程

报销人员整理、归集合法票据并填写结算凭证,将票据正面向上平整粘贴在结算凭证后左上角处。结算凭证上应注明报销经费来源编号及附件张数,金额大小写须完全一致,不得涂改。原始凭证须逐份加盖附件章。涉及固定资产购置的须至设备处办妥固定资产入账登记卡片;据实简要写明报销内容或事由,按经费审批权限由部门(项目)负责人审核签字后,交财务资产管理处审核报销。

第四章 暂借款管理规定

第三十二条        严格控制暂借款。如因公有特殊情况需临时借款的,必须填写“暂付款付款凭证”,附合同、协议、会议通知等相关依据,由经费负责人书面审批同意,借款人亲笔签名后予以办理。

暂借款经办人仅限于学校在编在岗职工,仅限一人。 学生开展活动需要借款的,必须通过指导教师或者学生管理部门的工作人员办理。

第三十三条        暂借款均实行“谁借谁还”和“前帐不清,后帐不借”的原则。

在办理暂借款时,借款人均须在暂付款一式三联单上写明借款日期、借款人、用途、金额(大小写)、借款方式和预计结算日期,并将第一联作为借款依据。按时向财务部门结清借款,原则上不允许跨月借支,年终决算前应结清当年借款。逾期不结清者,财务资产管理处将定期公告催讨。经公告催讨仍不及时结清的,财务资产管理处可以用借款人的津贴分月抵冲借款额,直至全部抵冲完毕。职工离校时须结清全部暂借款方可办理离校手续。

第三十四条        核销暂借款时,借款人应在结算凭证上选择“冲账”,财务审核后应填写暂付款一式三联单中的第二、三联,并将第二联作为凭证附件,第三联归还借款人。

第三十五条        备用金管理。部门确因工作需要借备用金,需由部门负责人审批,部门备用金由核算员保管,备用金总额不超过10000元。每年年终决算前,须将备用金全额归还,次年初重新办理借款手续。

第五章 财务报销方式

第三十六条        现金结算限额为2000(2000),单笔经济业务超过2000元的,原则上应以支票或转账方式支付。确需支付现金的,必须说明支付理由,不足10000元的由本部门负责人批准,10000元及以上的由分管财务工作的校领导批准。现金报销金额累积超过5000元的,需提前一天向财务资产管理处预约。

第三十七条        各部门向本校教职工个人发放的讲课费、劳务费、加班费等款项,一般不支付现金,由发放单位列出工号、姓名和金额,经人事处核定后交财务资产管理处进卡发放。

第三十八条        发放校外人员劳务费的,不论金额大小,均须提供有效身份证号码,由学校根据《中华人民共和国个人所得税法》代扣代缴个人所得税。若以现金形式发放,须经本人签字,原则上不得代签。

第三十九条        支付给外单位的款项一律通过转账方式结算。特殊情况需开具支票的,须填写收款单位全称。不得签发无限额的空白支票和远期支票;支票结算金额起点为1000元;支票付款期为10(从签发的次日算起,到期日遇节假日顺延)。支票属于有价凭证,不得折叠,要严密手续,妥善保管。

第四十条      部门和个人办理转帐结算,必须严格遵守银行结算办法。财务资产管理处应做好支票、贷记凭证的申购、领用、核销台账。不得签发空头支票,签发的支票必须盖具全部预留印鉴才能使用。因经办人工作疏忽造成的空头支票或漏盖预留印鉴的支票,银行处以票面金额5%但不低于1000元的罚款,同时持票人有权要求出票人赔偿支票金额2%的赔偿金,罚款和赔偿金由经办人承担。

第四十一条        已签发的现金支票遗失,可以向银行申请挂失。挂失前已经支付的,银行不予受理。已签发的转帐支票遗失,银行不受理挂失,可请求收款人协助防范。部门如因被盗、丢失支票造成资金损失的,应由经办人负责。

第四十二条        个人使用A类经费发生的支出(具体见公务卡使用目录),原则上一律通过公务卡形式报销。公务用车费用(加油、保险、维修)须在市财政指定的供应商处办理。公务卡报销需凭有效发票和收银签单,在公务卡还款日前七天(建行为每月9日扣款),及时到财务资产管理处报销。逾期还款形成的滞纳金由个人承担。

第四十三条        学生退学杂费程序:

(一)本科生、继续教育学生和研究生退学费分别由教务处、继续教育学院和研究生教育院审批;

(二)退辅修专业学费,由辅修专业教学管理部门审批;

的意科审核同意后(三)退住宿费,须附由辅导员、学院和宿管科审批同意的《退宿申请审批表》,

退学杂费经审批同意后,一般由财务资产管理处审批后将退费划入学生卡中;特殊情况经财务资产管理处同意后可领取现金。

第四十四条        学生医药费报销。由学生凭学生证和就诊发票(门诊需提供转诊单)到校医务室登记审核,财务资产管理处根据医务室提供的学生医药费报销明细清册,审核后一周内将报销金额划入学生卡内。

第四十五条        学生超定额电费由所在宿舍管理员收缴汇总,集中交财务资产管理处。学生公寓淋浴卡充值款,由后管处指定专人直接解缴银行,存入学校相关银行账户。

第六章 工程及政府采购项目的支付方式

第四十六条        购置国家规定的专项控制商品,必须采取转帐结算方式,不得使用现金。

第四十七条        政府采购项目按照政府采购程序办理。需提供委托招标的招标公司资质文件、招标公司制作的公开招投标的文件招标情况说明书(包括标书、三方及以上的投标书,单位竞标情况的会议记录,专家评审意见)、供货合同等资料交财务资产管理处,由专人到市财政局、政府采购中心办理结算手续。

第四十八条        工程款项的支付。一次性付款,需提供合同、审价报告、质量保证金、发票(需入固定资产的,由设备处入账,凭入账卡片),10万以上经招投标的还需提供标书、三方及以上的投标书,单位竞标情况的会议记录,专家评审意见等资料交财务资产管理处审核入账后付款。

需分期付款的,第一次付款,需提供合同、发票,10万以上经招投标的还需提供标书、三方及以上的投标书,单位竞标情况的会议记录,专家评审意见等资料交财务资产管理处审核入账后付款。期间付款,凭合同和发票交财务资产管理处付款。最后一笔付款,需提供审价报告、质量保证金、发票等资料(需入固定资产的,由设备处入账,凭入账卡片)交财务资产管理处审核入账后付款。

第七章   境外款项的支付流程

第四十九条        根据国家外汇管理政策,由部门依据合同或协议和发票向财务资产管理处提出申请,涉及税收问题的须办妥税务局文件,财务资产管理处按程序向外汇管理局及银行提出购汇申请并汇款。

第五十条      本办法由校财务资产管理处负责解释。

第五十一条        本办法由校长批准,自公布之日起施行。原《华东政法学院财务报销办法》(华政办[2006146号)、《华东政法大学会议经费管理办法》(华政办[2010123号)同时废止。

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